Strisce di carta

Avere un distruggidocumenti, per uffici e aziende, è fondamentale: il Codice della Privacy (D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196), più precisamente nell’Allegato B (artt. 27-29, sul trattamento dei dati “senza l’ausilio di strumenti elettronici”, ossia quello dei dati su carta), impone a tutte le attività  l’obbligo – sanzionato con pene fino a due anni di carcere e 50.000 euro di multa di mettere in atto procedure sicure che impediscano a soggetti non autorizzati di entrare in possesso di documenti contenenti dati sensibili di terzi, come potrebbe ad esempio accadere se si recuperassero fogli semplicemente accartocciati dal cestino dei rifiuti in un ufficio o da un bidone della spazzatura al di fuori dell’azienda. In questo senso, ricorrere a macchine distruggidocumenti, famose anche col nome di tritadocumenti o tritacarte, sebbene non espressamente obbligatorio per legge, è sicuramente consigliato: l’alternativa è mettersi a sminuzzarli a mano, in modo che non siano più ricomponibili, o rivolgersi ad aziende che offrono il servizio di distruzione dei documenti.

Ovviamente il discorso non si riduce solo al voler rispettare la normativa per evitare sanzioni e conseguenze legali: potreste voler proteggere voi stessi o la vostra azienda da furti di informazioni e furti di identità, o addirittura semplicemente fare pulizia di scartoffie in casa vostra. Tra i documenti cartacei che contengono dati sensibili – e che quindi dovrebbero essere smaltiti in sicurezza per evitare spiacevoli conseguenze – troviamo per le aziende liste di clientibuste pagafatturaticurriculum vitaecartelle medichedocumenti legali e perfino la carta intestata; per i privati invece sono “documenti pericolosi” gli estratti conto e le liste movimenti delle carte di credito, le ricevute fiscalifatturebolletteassegni invalidatirimborsi di tasse e tutti i documenti con firma apposta.

Stando a quanto detto finora, quindi, gli scenari possibili sono molteplici e l’offerta attualmente disponibile sul mercato è ampia e variegata; il rischio di non sapere cosa scegliere è elevato, ma questa Guida vi aiuterà a capire quale sia il distruggidocumenti più in linea con le vostre esigenze.

Chi utilizzerà il distruggidocumenti, e come?

Questo è il primo punto su cui concentrarsi. È evidente che una casalinga che debba distruggere le bollette del 1997 abbia esigenze diverse da uno studio legale con interi archivi da smaltire, ma sappiate che le esigenze cambiano anche tra uno studio legale e l’altro!

Il parametro che fa la differenza, in questo caso, è il cosiddetto ciclo di lavoro, ovverosia il periodo di tempo per cui un distruggidocumenti può lavorare senza aver bisogno di fermarsi per raffreddarsi. In alcuni uffici più persone potrebbero avere la necessità di tritare carta uno dopo l’altro, mentre in altri uffici – o in casa – queste operazioni sono meno frequenti. Il ciclo di lavoro viene generalmente espresso con la dicitura (x) ON/ (y) OFF, dove (x) e (y) sono numeri e indicano ogni quanti minuti di utilizzo (x) la macchina ha bisogno di (y) minuti di riposo.

Inoltre non è da sottovalutare la capacità della macchina, cioè il numero di fogli di carta che possono essere distrutti per singola volta: potrebbe essere importante scegliere un apparecchio che permetta di inserire una grande quantità di fogli, in modo da ridurre il tempo necessario per distruggere grandi volumi di documenti.

Infine, è importante valutare se potrebbe essere necessario distruggere anche altre materiali oltre alla carta come punti metallici, graffette, carte di credito, CD, pellicole fotografiche o perfino sistemi di archiviazione su supporto magnetico (ossia gli hard disk dei PC).

Che livello di sicurezza deve essere garantito?

Livelli-DIN

Livelli di sicurezza DIN dei distruggidocumenti

Come abbiamo detto, al di là del soggettivo interesse di tutelare le nostre informazioni personali, per le aziende esistono severi obblighi di legge in merito alle misure di sicurezza da adottare per garantire la privacy. Più in dettaglio, la legge stabilisce che informazioni diverse richiedano tipi di protezione diversi e, in ragione di ciò, è stata messa a punto una norma tecnica (la DIN 66399) che individua tre classi di protezione in cui catalogare i diversi dati trattati da un’azienda. Alla classe di protezione 1 appartengono quei dati la cui divulgazione non autorizzata comporterebbe limitate conseguenze negative per l’azienda; si tratta di dati personali la cui protezione deve essere garantita perché, in caso contrario, sussiste il rischio che la posizione e le condizioni economiche dell’interessato vengano compromesse. Alla classe di protezione 2 appartengono informazioni la cui divulgazione non autorizzata violerebbe obblighi contrattuali o leggi e comporterebbe serie conseguenze per l’azienda; il rischio che, in caso di fuga di informazioni, la posizione e le condizioni economiche dell’interessato vengano compromesse è molto elevato. Alla classe di protezione 3 infine appartengono dati la cui divulgazione non autorizzata metterebbe a rischio la libertà personale e l’incolumità dell’interessato; in un’eventualità simile, le conseguenze per l’azienda sarebbero enormi, fino alla compromissione dell’esistenza dell’azienda stessa.

Parlando di distruzione di documenti, alle tre classi di protezione sono collegati sette livelli di sicurezza, detti “livelli DIN”, definiti sostanzialmente dalla dimensione della striscia o del frammento in cui i fogli (e gli altri materiali) vengono ridotti. Rientrano nella classe di protezione 1 i livelli DIN P-1P-2, nella classe di protezione 2 i livelli DIN P-3, P-4 e P-5 e nella classe di protezione 3 i livelli DIN P-6 e P-7.

Quali altri caratteristiche del prodotto vanno valutate?

Individuate le specifiche fondamentali del distruggidocumenti più adatto alle nostre esigenze, possiamo interessarci agli optional che possono migliorare la nostra esperienza d’uso. Alcuni esempi? Il sistema anti-inceppamento della carta, i blocchi di sicurezza che intervengono nel caso in cui le mani vengano a contatto con l’imboccatura, la modalità di risparmio energetico e l’autospegnimento dopo un determinato periodo di inattività, la capacità del cestino, la finestra per avere sempre sott’occhio il livello di riempimento del cestino, il sistema autolubrificante per le lame… Ovviamente, all’aumentare degli optional presenti aumenterà il prezzo dell’apparecchio.


Eurocart presenta un’ampia offerta di macchine distruggidocumenti: sul nostro Shop Online sono suddivise in distruggidocumenti per uso personale (ossia a casa o nei piccoli uffici), distruggidocumenti  ad uso medio, distruggidocumenti per uso aziendale e distruggidocumenti ad alta sicurezza (P-5 e P-6), e nella stessa sezione sono presenti anche gli accessori.

Non esitate a contattarci nel caso in cui desideraste ulteriori informazioni prima di procedere con l’acquisto!

 

Guida ai distruggidocumenti: perché serve e come sceglierlo ultima modifica: 2016-02-16T10:30:55+00:00 da Eurocart Staff

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